Desde 1992 Creadores del giro en Chile
Custodiamos el papel. Entregamos el acceso.
Bodegaje en instalaciones antisísmicas e incombustibles de 10.000 m² en Quilpué, indexación documento por documento y consulta web mediante Direct Image. Y cuando se necesita el original en papel, flota propia para devolverlo.
- Caja
- DD-000184
- Folio
- F-042
- Sello
- 4471-9
- Sala
- Quilpué
- Sistema
- Direct Image
- Páginas
- 14
- Índice
- RUT · Fecha
- Acceso
- 24/7/365
Un documento en custodia existe en dos estados a la vez: el original resguardado en Quilpué y su imagen consultable por web. Datos de demostración sintéticos.
1992
Año de fundación
Creación del giro en Chile
10.000m²
Superficie de instalaciones
Antisísmicas e incombustibles
24/7/365
Monitoreo y vigilancia
Guardias, cámaras y alarmas
Propia
Flota de transporte
Vehículos de distintas capacidades
01 La cadena de trabajo
No es una bodega. Son siete operaciones sobre su archivo.
Digital Documents ofrece una cadena de trabajo consistente en ordenar, clasificar, inventariar, respaldar, guardar, vigilar y manejar la documentación de su empresa dentro de instalaciones aptas y seguras.
Esa cadena es posible gracias al sistema informático Direct Image, que permite buscar y controlar totalmente la información de manera virtual.
- 01 Ordenar Metodología de clasificación definida con cada cliente.
- 02 Clasificar Agrupación por tipo, origen y criterio documental.
- 03 Inventariar Detalle de lo que existe, caja por caja.
- 04 Respaldar Servidores dentro y fuera de las dependencias.
- 05 Guardar Custodia en salas incombustibles y antisísmicas.
- 06 Vigilar Guardias, cámaras, alarmas y redes contra incendio.
- 07 Manejar Consulta, despacho, vencimientos y destrucción autorizada.
02 Origen
En 1992 el giro no existía en Chile. Hubo que inventarlo.
A comienzos de 1992 los proyectos inmobiliarios reducían las superficies de oficinas para bajar el valor de venta. A mediados de ese mismo año, una de las entidades bancarias más grandes del país pidió que le guardaran los documentos que ya no cabían en sus oficinas.
El empresario Jaime Soffia Neckelmann, dedicado al rubro inmobiliario y de la construcción, ideó en Chile este nuevo servicio: guardar, custodiar y manejar documentación de terceros.
03 Cadena de custodia
Siga una caja desde su oficina hasta la pantalla
Siete etapas verificables. En ningún tramo la documentación queda sin control, sin sello o sin registro.
-
La caja sale de su oficina
El proceso se inicia retirando de las dependencias del cliente las cajas que contienen la documentación preordenada, clasificada e inventariada.
-
Se sella antes de moverse
Las cajas se transportan con sus respectivos sellos de seguridad, que las protegen de ser intervenidas por terceros durante todo el trayecto hasta las instalaciones.
-
Se revisa lo que llegó
En destino se ejecuta un control de calidad: la revisión de los archivos inventariados contra lo declarado en el retiro.
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Cada documento deja de ser «una caja»
Personal capacitado individualiza cada uno de los documentos para que pueda ser controlado, ubicado, rescatado y visualizado de manera eficiente a través de la web.
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El papel se convierte en imagen
A elección del cliente, los expedientes se digitalizan con equipos de última generación, de alta velocidad de procesamiento y menor costo por documento.
-
El original queda resguardado
Las cajas con su contenido son trasladadas a las salas de archivo: 10.000 m² antisísmicos e incombustibles, con red seca y húmeda, monitoreados 24 horas los 365 días del año.
-
Vuelve cuando usted lo pide
Con un solo clic el expediente digitalizado se consulta en Direct Image desde el mismo escritorio. Si se necesita el original en papel, la flota propia lo lleva de vuelta a la empresa.
04 Servicios
Ocho servicios sobre un mismo archivo
Desde ordenar papeles acumulados en la oficina del cliente hasta destruirlos, con su autorización, cuando cumplen el plazo legal.
- 01 / 08 Bodegaje y Custodia Resguardo físico del archivo Ver servicio
- 02 / 08 Digitalización Del papel a la pantalla Ver servicio
- 03 / 08 Indexación Individualizar cada documento Ver servicio
- 04 / 08 Valija Express Entrega y retiro en su empresa Ver servicio
- 05 / 08 Destrucción de Documentos Fin del ciclo de vida, con autorización Ver servicio
- 06 / 08 Cajas Digital Documents Formato propio creado en 1992 Ver servicio
- 07 / 08 Sala de Consultas Revisión presencial y auditorías Ver servicio
- 08 / 08 Orden de Documentos Ordenar antes de custodiar Ver servicio
05 Sistema informático
Direct Image controla el archivo desde 1992. Esta es su próxima versión.
El sistema propio de Digital Documents ya resuelve lo esencial: usuario y clave por cliente, consulta desde el escritorio todos los días del año y alerta de vencimiento documental según el plazo legal del organismo fiscalizador.
- Usuario virtual y clave propia asignados a cada cliente.
- Acceso desde el mismo escritorio, todos los días del año.
- Búsqueda y control total de la información de manera virtual.
- Alerta de vencimiento según plazo legal del organismo fiscalizador o criterio del cliente.
Contrato de trabajo — indefinido
Anexo de contrato — reajuste
Finiquito — copia original
06 Infraestructura
Construido para que la pérdida de una cosa no sea la pérdida de todo
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Estructura 10.000 m² antisísmicos e incombustibles en hormigón armado y estructuras metálicas.
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Incendio Sistema efectivo compuesto tanto de red seca como de red húmeda.
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Vigilancia Guardias, alarmas, cámaras y perros. Puertas blindadas de acceso restringido.
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Datos Servidores propios con personal especializado y respaldo dentro y fuera de las dependencias.
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Energía Grupo electrógeno que mantiene la energía disponible de forma constante.
07 Dependencias
Las instalaciones de Quilpué
08 Trayectoria documentada
Lo que se dijo en la prensa
«Más de 20 años almacenando y custodiando documentos»
El Mercurio · Abril 2012
«La mejor alternativa para almacenar y custodiar documentos»
El Mercurio · Julio 2011
09 Contacto
Casa Matriz, Quilpué
Dirección
Rafael Capdeville 0465, Quilpué, Región de Valparaíso
Teléfonos
Correo
Horario de atención
Lunes a viernes · 8:30 a 13:30 y 14:30 a 18:00